Kort: leg afspraken schriftelijk vast, gebruik algemene voorwaarden die de klant vooraf krijgt, vraag een aanbetaling bij grote of nieuwe klanten, factureer meteen met een vaste betaaldatum en reageer snel als er niet betaald wordt.
Incasseren kost tijd en geld. Veel wanbetaling is te voorkomen met goede afspraken vooraf en een strakke opvolging. Tien tips:
- Leg de opdracht schriftelijk vast. Een offerte die de klant voor akkoord tekent of per e-mail bevestigt. Met de prijs, wat er wel en niet inbegrepen is, en de betalingstermijn. Bij een conflict is dat je belangrijkste bewijs.
- Gebruik algemene voorwaarden en geef ze vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst, bijvoorbeeld als bijlage bij de offerte. Wie ze pas met de factuur stuurt, kan er meestal geen beroep op doen. Zet er onder meer in: de betalingstermijn, de rente en incassokosten bij zakelijke klanten, een eigendomsvoorbehoud en je recht om het werk op te schorten.
- Check nieuwe zakelijke klanten. Kijk in het Handelsregister van de KVK of het bedrijf bestaat en wie er tekenbevoegd is, en in het Centraal Insolventieregister of het niet in surseance of faillissement is. Bij grotere bedragen kun je een kredietrapport opvragen.
- Vraag een aanbetaling bij nieuwe klanten, grote opdrachten of maatwerk, bijvoorbeeld 30 tot 50%. Of werk met deelfacturen per fase.
- Factureer meteen na de levering of na het afronden van een fase. Een factuur die pas weken later komt, wordt ook later betaald.
- Zet een vaste betaaldatum op je factuur. ‘Te betalen uiterlijk op 20 november 2026’ maakt een consument automatisch in verzuim als hij niet betaalt. Zie de wettelijke betalingstermijn.
- Maak betalen makkelijk met een betaallink of QR-code op de factuur. Hoe minder moeite, hoe sneller er betaald wordt.
- Stuur een herinnering direct na de vervaldatum, niet pas na een maand. Zet het in je agenda of gebruik je boekhoudprogramma. Maak het makkelijk met de aanmaning-generator.
- Bel. Een telefoontje is persoonlijker dan een brief en levert vaak meteen duidelijkheid op: is de factuur kwijt, is er een klacht, of zijn er geldproblemen?
- Lever niet door bij achterstand. Betaalt een klant een eerdere factuur niet, dan mag je volgende leveringen opschorten. Wie blijft leveren, laat de schuld alleen maar oplopen.
Eigendomsvoorbehoud
Lever je spullen, neem dan in je algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud op: de spullen blijven van jou tot de klant ze helemaal heeft betaald. Gaat de klant failliet, dan kun je ze terugvorderen bij de curator, zolang ze nog aanwezig en niet verwerkt zijn. Een uitgebreid eigendomsvoorbehoud geldt ook voor eerdere onbetaalde leveringen.
Bij consumenten
Consumenten zijn beter beschermd. Je mag bij een consument niet meer dan 50% vooruitbetaling verplicht stellen bij een koop, en je algemene voorwaarden mogen de consument niet onredelijk benadelen. Wel kun je bij een webwinkel betaling vooraf vragen, of een deel bij bestelling en de rest bij levering.
Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026. Algemene informatie, geen juridisch advies.