Zo bereken je de incassokosten
Betaalt je klant een factuur niet op tijd, dan mag je een vergoeding vragen voor het werk dat je moet doen om je geld te krijgen: de buitengerechtelijke incassokosten. Hoeveel dat is, staat sinds 1 juli 2012 vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, in de praktijk de WIK-staffel genoemd. Het is een percentage van de hoofdsom dat lager wordt naarmate het bedrag stijgt:
| Over het deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| tot € 2.500 | 15% |
| van € 2.500 tot € 5.000 | 10% |
| van € 5.000 tot € 10.000 | 5% |
| van € 10.000 tot € 200.000 | 1% |
| boven € 200.000 | 0,5% |
De uitkomst is minimaal € 40 en maximaal € 6.775. De percentages tel je op per schijf, net als bij de inkomstenbelasting. Over een factuur van € 4.000 reken je dus 15% over € 2.500 (€ 375) plus 10% over € 1.500 (€ 150): samen € 525.
Voorbeeld
Een fotograaf stuurt een particulier een factuur van € 850 inclusief btw. De klant betaalt niet, ook niet na een herinnering. De fotograaf stuurt een veertiendagenbrief waarin staat dat hij € 127,50 incassokosten gaat rekenen (15% van € 850). Hij is btw-ondernemer en rekent dus geen btw over die kosten. Betaalt de klant ook binnen de veertien dagen niet, dan is de klant € 850 plus € 127,50 verschuldigd, plus de wettelijke rente.
Consument of bedrijf: het verschil
- Consument. Je mag nooit meer vragen dan de staffel. En je mag pas incassokosten rekenen nadat je een kosteloze aanmaning hebt gestuurd met een termijn van veertien dagen, de veertiendagenbrief. Daarin moet al staan hoeveel incassokosten de klant gaat betalen als hij niet op tijd betaalt.
- Bedrijf. Zonder andere afspraak geldt dezelfde staffel, met een minimum van € 40. Je mag met een zakelijke klant vooraf iets anders afspreken, bijvoorbeeld een hoger percentage in je algemene voorwaarden. Een rechter kan een onredelijk hoog bedrag wel verlagen. Een veertiendagenbrief is bij bedrijven niet verplicht; een aanmaning met een duidelijke termijn is wel verstandig.
Btw over de incassokosten
Ben je btw-ondernemer, dan reken je geen btw over de incassokosten: je kunt de btw over de kosten van je eigen incasso al verrekenen met de Belastingdienst. Kun je de btw niet verrekenen, bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent of de kleineondernemersregeling (KOR) gebruikt, dan mag je 21% btw bovenop de incassokosten rekenen. Vermeld dat dan wel in je aanmaning.
Wanneer je geen incassokosten mag rekenen
- Als de klant nog niet in verzuim is, bijvoorbeeld omdat de betalingstermijn nog loopt.
- Bij een consument: als je geen geldige veertiendagenbrief hebt gestuurd, of de klant binnen die termijn heeft betaald.
- Als de klant de factuur terecht betwist, bijvoorbeeld omdat het werk niet goed is uitgevoerd.
Wil je ook de rente erbij? Gebruik de calculator voor de totale vordering. Wil je meteen een brief versturen, maak dan je aanmaning of veertiendagenbrief. Meer achtergrond lees je in incassokosten: wat mag je rekenen?
Veelgestelde vragen
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
Volgens de WIK-staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere. Het minimum is € 40 en het maximum € 6.775. Bij een consument mag je niet meer vragen. Met een bedrijf mag je vooraf schriftelijk iets anders afspreken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden.
Mag ik btw rekenen over de incassokosten?
Alleen als je de btw niet kunt verrekenen met de Belastingdienst, bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent van btw of particulier bent. Ben je btw-ondernemer, dan krijg je de btw over je eigen kosten al terug en mag je die niet nog eens bij je klant in rekening brengen.
Wanneer mag ik incassokosten rekenen bij een consument?
Pas nadat je een kosteloze aanmaning hebt gestuurd, de zogenoemde veertiendagenbrief, en de klant ook binnen die veertien dagen niet heeft betaald. In die brief moet staan hoeveel incassokosten je gaat rekenen. Stuur je die brief niet of niet goed, dan wijst de rechter de incassokosten af.
Over welk bedrag reken ik de incassokosten?
Over de hoofdsom: het onbetaalde bedrag van de factuur, inclusief btw. Staat een vordering al langer dan een jaar open, dan wordt de wettelijke rente van dat jaar bij de hoofdsom opgeteld en telt die mee. Heeft dezelfde klant meerdere facturen niet betaald en maan je die samen aan, reken dan over het totaal.