Kort: bij een consument mag je pas incassokosten rekenen na een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. In de brief staan de incassokosten die volgen als de klant niet betaalt. Je stuurt hem pas als de klant al te laat is.
De veertiendagenbrief, ook wel 14-dagenbrief of WIK-brief, is de belangrijkste brief bij een onbetaalde factuur van een consument. Hij staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. Is de brief niet in orde, dan wijst de rechter de incassokosten af, ook als de klant verder gewoon moet betalen.
Wanneer is de veertiendagenbrief verplicht?
Als je schuldenaar een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf: een consument. Ook als het om een particulier gaat die een eenmalige klus liet doen, of om een huurder van een woning. Een zzp’er, eenmanszaak of bv die een zakelijke factuur niet betaalt, is geen consument; daar hoeft het niet, al is een aanmaning met een termijn wel verstandig.
De eisen
- Pas na het verzuim. De Hoge Raad besliste op 13 juli 2018 dat de brief pas mag worden verstuurd als de klant al in verzuim is. Een veertiendagenbrief die tegelijk met de factuur of vóór de vervaldatum wordt verstuurd, is ongeldig.
- Veertien dagen na ontvangst. De termijn begint op de dag na ontvangst van de brief. Schrijf dus ‘binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van deze brief’. Een formule als ‘binnen veertien dagen na dagtekening’ is te kort en maakt de brief ongeldig.
- De gevolgen staan erin. De klant moet weten welke incassokosten hij moet betalen als hij niet binnen de termijn betaalt. Noem het bedrag, berekend volgens de WIK-staffel, en vermeld of er btw bij komt.
- Kosteloos. Voor de veertiendagenbrief zelf mag je niets rekenen.
- Duidelijk welke vordering. Vermeld het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag.
Per post of per e-mail?
Beide kan. Per e-mail mag als de klant ermee heeft ingestemd dat jullie per e-mail communiceren, bijvoorbeeld omdat je de factuur per e-mail stuurde en de klant daarop reageerde. Je moet wel kunnen bewijzen dat de brief is aangekomen. Een aangetekende brief of een mail met een leesbevestiging maakt dat makkelijker. Bij een brief per post reken je voor de zekerheid een of twee dagen voor de bezorging.
Voorbeeldtekst
De aanmaning-generator maakt de brief voor je, met het juiste bedrag aan incassokosten. De kern van de tekst:
Wij verzoeken u het openstaande bedrag van € 850,00 te betalen binnen veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van deze brief. Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u naast het openstaande bedrag ook buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Die bedragen € 127,50. Omdat wij de btw kunnen verrekenen, rekenen wij daarover geen btw.
Veelgemaakte fouten
- De brief wordt meegestuurd met de factuur of verstuurd voordat de factuur vervallen is.
- De termijn begint op de dagtekening in plaats van de dag na ontvangst.
- Het bedrag aan incassokosten ontbreekt, of er staat alleen ‘15% incassokosten’ zonder bedrag.
- Er worden meer incassokosten genoemd dan de staffel toestaat, of btw terwijl je btw kunt verrekenen.
- Er is geen bewijs dat de klant de brief ontving.
En daarna?
Betaalt de klant binnen de veertien dagen, dan is hij alleen de hoofdsom en eventueel de wettelijke rente verschuldigd. Betaalt hij niet, dan mag je de aangekondigde incassokosten rekenen. Je kunt dan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen, of zelf naar de kantonrechter gaan. Zie het stappenplan bij een onbetaalde factuur.
Veelgestelde vragen
Moet ik de veertiendagenbrief aangetekend sturen?
Dat is niet verplicht, maar je moet wel kunnen bewijzen dat de klant de brief heeft ontvangen als die dat ontkent. Een aangetekende brief, een e-mail met een leesbevestiging of een bericht via een kanaal waarop de klant reageerde, helpt daarbij.
Geldt de veertiendagenbrief ook voor een zzp’er?
Nee. De veertiendagenbrief is alleen verplicht als de schuldenaar een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, dus een consument. Een zzp’er die een factuur voor zijn bedrijf niet betaalt, is geen consument.
Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026. Algemene informatie, geen juridisch advies.