Welke brief stuur je wanneer?
- Herinnering, een paar dagen na de vervaldatum. Vriendelijk: vaak is de factuur gewoon vergeten. Je rekent nog geen kosten.
- Aanmaning, als de herinnering niets oplevert. Bij een consument is dat de veertiendagenbrief: een kosteloze aanmaning die verplicht is voordat je incassokosten mag rekenen. Bij een bedrijf stuur je een ingebrekestelling: je eist betaling binnen een termijn en kondigt de kosten aan.
- Betaalt de klant ook dan niet, dan schakel je een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in, of ga je zelf naar de kantonrechter.
De eisen voor een geldige veertiendagenbrief
Bij consumenten is de veertiendagenbrief streng geregeld in artikel 6:96 lid 6 BW en door de Hoge Raad (13 juli 2018). Deze generator houdt daar rekening mee:
- De brief is kosteloos en wordt pas verstuurd als de klant al in verzuim is, dus na de vervaldatum.
- De klant krijgt veertien dagen om te betalen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de brief.
- Er staat in welke incassokosten de klant moet betalen als hij niet binnen die termijn betaalt, en of daar btw bij komt.
- De brief vermeldt het openstaande bedrag en de factuur waar het om gaat.
Je mag de brief per e-mail sturen als de klant heeft ingestemd met e-mail als manier van communiceren, bijvoorbeeld omdat je de factuur ook per e-mail stuurde. Bewaar een kopie en zorg dat je kunt aantonen dat hij is aangekomen.
Je gegevens blijven privé
De brief wordt in je eigen browser gemaakt. Namen, adressen en bedragen die je invult, worden niet naar onze server gestuurd. Daarom heeft deze tool ook geen deelknop.
Meer over de regels lees je in de veertiendagenbrief en in het stappenplan bij een onbetaalde factuur.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
Een herinnering is een vriendelijke reminder dat de factuur nog openstaat. Een aanmaning is formeler: je eist betaling binnen een termijn en zegt wat er gebeurt als de klant niet betaalt. Bij consumenten is de wettelijke aanmaning de veertiendagenbrief; pas daarna mag je incassokosten rekenen.
Mag ik de veertiendagenbrief per e-mail sturen?
Ja, als de klant ermee heeft ingestemd dat je per e-mail communiceert, bijvoorbeeld omdat je de factuur ook per e-mail stuurde. Zorg dat je kunt aantonen dat de mail is aangekomen. De veertien dagen beginnen op de dag na ontvangst.