Kort: stuur eerst een vriendelijke herinnering, daarna een aanmaning met een vaste termijn (bij consumenten de veertiendagenbrief). Betaalt de klant dan nog niet, schakel dan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in of ga zelf naar de kantonrechter. Met een vonnis kun je beslag laten leggen.
Een factuur die niet betaald wordt, is vervelend, maar vaak goed op te lossen. De meeste klanten betalen na een herinnering of een stevige aanmaning. Het helpt als je de stappen in de juiste volgorde zet en je aan de regels houdt: dan mag je rente en incassokosten rekenen, en sta je sterk als het toch tot een rechtszaak komt.
Stap voor stap
- Controleer de vervaldatum. Is de betalingstermijn echt voorbij? Tussen bedrijven geldt zonder afspraak 30 dagen na ontvangst van de factuur. Bij consumenten geldt de termijn die je zelf op de factuur hebt gezet. Reken het uit met wanneer is een factuur te laat?
- Stuur een vriendelijke herinnering, een paar dagen na de vervaldatum. Vaak is de factuur gewoon vergeten of in de spam beland. Bel ook eens: een kort telefoontje werkt vaak beter dan een tweede mail. Zo hoor je meteen of er iets mis is met het werk of de factuur.
- Stuur een aanmaning met een vaste termijn. Bij een consument is dat de veertiendagenbrief: verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Bij een bedrijf stuur je een ingebrekestelling met een termijn van bijvoorbeeld 14 dagen, waarin je de incassokosten aankondigt. Maak de brief met de aanmaning-generator.
- Bereken wat de klant je nu verschuldigd is: de hoofdsom, de wettelijke rente en de incassokosten. Met de totale vordering krijg je een nette specificatie.
- Schakel hulp in of start zelf een procedure. Een incassobureau of gerechtsdeurwaarder probeert het geld eerst minnelijk te innen, met eigen brieven en telefoontjes. Lukt dat niet, dan volgt een dagvaarding bij de kantonrechter. Tot € 25.000 mag je ook zelf procederen.
- Laat het vonnis uitvoeren. Met een vonnis kan een gerechtsdeurwaarder beslag leggen op loon, bankrekening of spullen van je schuldenaar.
Wat je meteen al kunt doen
- Lever niet verder. Betaalt een klant een vorige factuur niet, dan mag je in de meeste gevallen nieuwe leveringen of werkzaamheden opschorten tot er betaald is. Leg dat schriftelijk vast.
- Gebruik je eigendomsvoorbehoud. Heb je spullen geleverd met een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden, dan blijven ze van jou tot de klant betaald heeft. Je kunt ze dan eventueel terughalen.
- Houd je administratie op orde. Bewaar de offerte of opdrachtbevestiging, de factuur, je algemene voorwaarden, bewijs van levering en alle mails en brieven. Dat heb je nodig als de klant de factuur gaat betwisten.
Als de klant de factuur betwist
Zegt de klant dat het werk niet goed is uitgevoerd of dat het bedrag niet klopt, neem dat dan serieus. Ga in gesprek, vraag om concrete klachten en bied zo nodig een oplossing. Een rechter kijkt ook naar hoe jij met klachten bent omgegaan. Een incassobureau stopt meestal als een vordering inhoudelijk wordt betwist: dan beslist de rechter.
Wanneer je niet te lang moet wachten
Een factuur verjaart meestal na vijf jaar, bij verkoop van spullen aan een consument al na twee jaar. Maar wachten heeft ook om een andere reden weinig zin: hoe langer een schuld openstaat, hoe kleiner de kans dat je je geld krijgt. Een klant met betalingsproblemen heeft vaak meer schuldeisers, en wie het eerst een vonnis heeft, staat vooraan. Bereken de verjaring met de verjaringscalculator.
Btw terugvragen
Heb je de btw op de factuur al afgedragen en betaalt de klant niet, dan krijg je die btw terug zodra de vordering oninbaar is, uiterlijk een jaar na de vervaldatum. Je verrekent het in je btw-aangifte. Lees meer in je klant is failliet: wat nu?
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik wachten voor ik een incassobureau inschakel?
Er is geen vaste termijn. Gebruikelijk is: een herinnering na het verstrijken van de betalingstermijn, een aanmaning of veertiendagenbrief twee weken later, en pas daarna een incassobureau of deurwaarder. Reageert de klant helemaal niet, dan heeft lang wachten weinig zin.
Kan ik zelf naar de rechter zonder incassobureau?
Ja. Bij de kantonrechter mag je zelf procederen. Je laat de dagvaarding wel uitbrengen door een gerechtsdeurwaarder. Veel deurwaarders doen het hele traject voor je, ook de procedure.
Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026. Algemene informatie, geen juridisch advies.